Пакетна обробка заявок: як продовжити 15 000 перепусток за години, а не за місяці
Пакетна обробка заявок:
Раз на рік перед бюро перепусток постає одна й та сама задача, яка на папері звучить просто, а на практиці перетворюється на кошмар: компанії продовжують договори на наступний рік, і всім їхнім співробітникам і підрядникам потрібно продовжити перепустки.
На великому заводі йдеться про 15 000 людей одночасно. Якщо обробляти це вручну — знаходити кожного співробітника, змінювати терміни договору, переналаштовувати групи доступу, — відділ перепусток фізично не впорається за розумний час. Ми рахували: це місяці безперервної роботи, протягом яких бюро перепусток фактично не може займатися нічим іншим.
Тому ми автоматизували цей процес повністю — через пакетні операції. Розберемо, як це влаштовано.
1. Як це працює: одна операція замість тисяч окремих
Логіка проста. Компанія-підрядник оформлює договір на наступний рік і надсилає дані не «десятками листів по одному співробітнику», а одним файлом Excel визначеного формату: список співробітників, терміни дії нового договору — з якого по яке число.
Далі бюро перепусток:
- Імпортує файл у систему.
- Система перевіряє коректність заповнення даних — чи правильно заповнені поля, чи немає дублів, чи збігаються формати дат і документів з тим, що очікує система.
- Формується протокол імпорту — конкретні цифри: скільки рядків було у файлі, скільки вдалося імпортувати, скільки пройшло успішно, а по скількох виникли помилки (і які саме).
Це вже саме по собі знімає основний біль: замість ручного введення 15 000 карток — завантаження одного файлу і перевірка звіту про помилки, де одразу видно, що потрібно виправити, а не шукати проблему наосліп.
2. Що можна зробити з вибраними співробітниками одразу
Після того як список завантажено і перевірено, оператор вибирає потрібних людей (галочками — можна всіх, можна вибірково) і вказує для них:
- Нові дати дії перепустки — з якого по яке число, згідно з новим договором.
- Групи доступу — згідно з умовами договору на наступний рік (наприклад, якщо підрядник у новому році отримав допуск до додаткового цеху, це можна одразу закласти в пакетну операцію).
І найголовніше — яку дію застосувати до всіх вибраних одразу. Система підтримує шість операцій:
- Встановити — встановити нові дати і групи доступу (це і є основний сценарій продовження перепусток на новий рік).
- Блокувати — заблокувати доступ вибраним співробітникам.
- Розблокувати — зняти блокування.
- В чорний список — масово внести до чорного списку (наприклад, якщо компанія-підрядник розірвала стосунки з частиною бригади і хоче закрити їм доступ усюди).
- З чорного списку — вивести з чорного списку.
- Звільнити — масове звільнення (повне очищення даних компанії, відв’язка карток і блокування — та сама логіка, яку ми розбирали у статті про картку співробітника, тільки одразу для цілої групи людей).
Оператору не потрібно заходити в кожну картку окремо — одна дія застосовується одразу до всіх відмічених співробітників.
3. Що видно на екрані: не «чорна скринька», а прозорий процес
Інтерфейс пакетної обробки побудований так, щоб оператор бюро перепусток повністю контролював, що відбувається, а не просто «натиснув кнопку і сподівається»:
- Фільтри зверху — можна вибрати конкретну компанію (наприклад, «АТ КИЄВТЕК Сервіс»), шукати за ПІБ, задати діапазон дат.
- Список співробітників із чекбоксами — видно ПІБ, посаду, дату народження, документ, дату видачі. Можна вибрати всіх або конкретних людей точково.
- Лічильники в реальному часі — «Вибрано: 3», «Завершено: 0», «Помилки: 0» — оператор у будь-який момент бачить, скільки людей зачепить операція і скільки вже оброблено, ще до натискання кнопки «Старт».
- Дати «з» і «по» з окремим чекбоксом — можна застосувати нові терміни дії перепустки одразу для всіх вибраних, а можна залишити як є, якщо змінюються лише групи доступу, а не дати.
- Дерево груп доступу праворуч — точно так само, як у звичайній картці, тільки застосовується одразу пакетно: відмічаєте потрібні точки доступу (головний вхід, вхід/вихід із будівлі тощо) для цілої компанії одразу.
Це означає, що пакетна операція — не якась окрема «прихована» логіка, а той самий набір полів, що й у звичайній картці співробітника, тільки застосований одночасно до сотні або тисячі людей.